みなさんの職場にも会議ありますよね？
参加側なのか、進行側なのかわかりませんが、効率的に実行されていますか？
企業によってはかなり無駄な会議も多いはず…
- 時間通りに終わらない
- 開催することが目的になっている
- ただの報告会になっている
こんな印象を持っている人も多いのではないでしょうか？
今回は会議を効果的に進める方法について考えていきたいと思います！
目標とアジェンダと共有する
会議を始める際に、今日の会議の目標をしっかりと共有する。
何のためにやっているのかわからないと、話が脱線して時間ばかりかかるようになります。
何が決まったら終わるのか、ということをはっきりしなくてはいけません。
また、アジェンダがあることで、現在の進行具合が全員で共有できます。
目標や残りの話題の数を把握できるので、みんなが時間意識を持つことができるようになるのです。
終わりがわからないという会議は、参加者の集中力を大幅に下げることになります。
会議の準備が後手になり、司会者だけが全容をイメージしているような状況になると、参加者の会議に対する見通しが立たず、長引く傾向がありますので注意しましょう。
参加する側であって、このような用意がない場合、議題と終了予定時刻を確認するようにしても良いと思います。
長い会議は無駄なだけなので、お互い気をつけていきたいですね！
次回は根回しについて書いていきます！
